Faktura pro forma
To dokument wystawiany przez sprzedawcę towarów lub usług przed dokonaniem płatności przez nabywcę i stanowiący postawę ich wniesienia.
Polskie przepisy nie regulują kwestii związanych z wystawianiem faktur pro forma. Co prawda funkcjonują w obrocie gospodarczym, ale nie są uznawane za faktury. Są jedynie zapowiedzią dokonania sprzedaży-zakupu i mają charakter informacyjny. Zapowiadają dokonanie transakcji w przyszłości. Taka faktura jest często zapowiedzią przyjęcia zamówienia i stanowi podstawę do przyjęcia przedpłaty.
Faktura pro forma zawiera najczęściej wszelkie istotne postanowienia umowy sprzedaży, czyli jej strony, przedmiot sprzedaży, a także cenę i termin płatności. Dokonanie zapłaty przez kontrahenta ceny zakupu określonej w takiej fakturze, wraz z tytułem zapłaty (np. oznaczenie zapłaty za fakturę pro formę), skutkuje zawarciem umowy sprzedaży, poprzez przyjęcie złożonej przez kontrahenta oferty. Jednak wystawienie faktury pro forma nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury na zasadach ogólnych. Fakturę VAT należy, co do zasady, wystawić najpóźniej do siódmego dnia od dnia dostawy towaru lub wykonania usługi.
Taka faktura nie jest dokumentem księgowym i nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych. Nawet jeżeli na podstawie faktury pro forma została wypłacona zaliczka, nie zwalnia to z obowiązku udokumentowania przedpłaty fakturą VAT (zaliczka).