Jednym z najważniejszych powinności pracodawcy, powstającym z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest prowadzenie dokumentacji, związanej ze stosunkiem pracy i kartoteką osobową pracowników. Znaczy to, że każdy pracodawca, pomijając formę prawną prowadzonej działalności gospodarczej i liczby zatrudnionych pracowników, otwiera i prowadzi, oddzielnie dla każdego zatrudnionego, kartoteki osobowe.
Szczegółowe reguły prowadzenia dokumentacji zatrudnionych opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z daty 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach powiązanych ze stosunkiem pracy i metodami prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Zatrudniający zakłada oraz nadzoruje odmiennie dla każdego zatrudnionego dokumenty osobowe, składające się z trzech części:
• A – zawiera kartoteki skupione w powiązaniu z ubieganiem się o pracę
• B – gromadzi dokumenty tyczące się nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
• C – znajdują się dokumenty związane z zatrzymaniem zatrudnienia danej osoby
Część A - dokumenty składowane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, jest to tak zwany katalog danych osobowych.
Dokumenty, których zatrudniający może żądać od kandydata, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie obszaru koordynowania dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i sposobu prowadzenia kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• akty zatrudnienia z poprzednich miejsc zatrudnienia albo inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• świadectwo medyczne potwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na danym stanowisku,
• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla osoby starającej się o zatrudnienie,
• dokumenty zaświadczające o kwalifikacjach zawodowych, wymagane do świadczenia konkretnej pracy,
• inne dokumenty jeżeli konieczność ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Kandydat starający się o zatrudnienie może ponadto przedstawić ze swojej inicjatywy inne dokumenty, jak świadectwa oraz certyfikaty poświadczające jej kompetencje oraz umiejętności zawodowe, poświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Nie wolno zapominać, że zatrudniający przetrzymuje w kartotekach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy przedkładanych aktów. Pierwowzorów należy chcieć jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia duplikatu lub odpisu.
Część B – akty dotyczące nawiązania stosunku pracy.
Po ustaniu procesu naboru, zatrudniający może chcieć, od osoby już zatrudnionej, podania, oprócz informacji, które pozyskał podczas starania się o pracę, także dodatkowych informacji. Fundamentem jest art. 221 § 2 Kodeksu Pracy. Fundamentalnym dokumentem, który spisuje zatrudniający, kiedy zaweźmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo opisał pracownikowi obszar jego czynności, to trzeba go także przechowywać w tej części akt osobowych. W tej części muszą się również znaleźć:
• formalne poświadczenie zapoznania się pracownika z obszarem informacji objętych poufnością służbową, informacją pracowniczą, zawartością regulaminu pracy, zawartością przepisów i zasad BHP,
• PIT-2,
• deklarację dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania dochodów,
• potwierdzenie pracownika z wnioskiem o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe,
• umowa o zakazie pracy u konkurencji, jeżeli była zawarta,
• świadectwo skończenia koniecznego szkolenia BHP,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• oświadczenie pracownika – posiadającego dzieci o zamiarze lub braku wykorzystywania uprawnień rodzicielskich, uprawnieniach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, uprawnieniach pracownika opiekującego się dzieckiem do lat czternastu,
• orzeczenia medyczne związane z badaniami okresowymi i weryfikacyjnymi,
• oświadczenie dotyczące jednakowego odnoszenia się do siebie,
• akty powiązane oddaniem środków pracownikowi, podnoszeniem umiejętności pracowniczych, nagrodami-sankcjami dyscyplinarnymi, zaniżonym wymiarem trybu pracy lub odrębnym rozłożeniem trybu pracy.
Mogą tu także znaleźć się pisma dotyczące dania pracownikowi urlopu macierzyńskiego lub ojcowskiego lub nieodpłatnego.
Tak jak w poprzedzającej części danych osobowych – tutaj także – zebrane akta muszą być usystematyzowane według daty i ponumerowane.
Część C – dokumenty powiązane z ustaniem stosunku pracy, tj.:
• orzeczenie o wymówieniu lub rozwiązaniu umowy o pracę za zgodą stron,
• duplikat wydanego świadectwa pracy,
• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA.