Każdy pracodawca jest zmuszony do zachowania dokumentów osobowych pracownika. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach i rentach. W przypadku niewłaściwego prowadzenia akt podlegamy odpowiedzialności karnej.
Informacje w jaki sposób prowadzić i gromadzić dokumentację pracownika precyzują przepisy. Wyróżniamy trzy grupy dokumentów A, B i C. A - Dokumenty związane z staraniem się o posadę
Wyróżniamy następujące dokumenty:
- [wypełniony kwestionariusz osobowy obejmujący wiadomości następującej terści: ukończone kursy i szkolenia, dodatkowe uprawnienia i umiejętności, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, : dane osobowe i kontaktowe |wypełniony kwestionariusz osobowy z opisanym doświadczeniem zawodowym, informacjami o wykształceniu, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, ukończonymi kursami i szkoleniami, danymi kontaktowymi, danymi osobowymi
- świadectwa pracy z innych zakładów pracy lub inne dokumenty mówiące o okresie jego zatrudnienia
- dokumenty certyfikujące posiadane umiejętności potrzebne do podjęcia proponowanego stanowiska pracy
- wszelkie świadectwa dotyczące uzyskanego wykształcenia
- orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia
- adnotacja o zapoznaniu się z omawianymi przepisami i informacjami;
- zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp;
- dokumenty wyszczególniające powierzone mienie pracownikowi (o ile takie powierzono);
- dokumenty związane z podnoszeniem umiejętności zawodowych;
- deklaracje o wymówieniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innej procedurze;
- zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
- kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu pracy przez osobę mającą status osoby bezrobotnej.
C - Ustanie zatrudnienia Tutaj powinniśmy gromadzić wszelkie zaświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy, tj. :
- świadectwo wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy,
- odpis przekazanego pracownikowi świadectwa pracy,
- uzasadnienie dokonania działań z uwagi na zajęcie zapłaty za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne zaświadczenia związane z ustaniem zatrudnienia.
- Dotyczy to np. potrzeby wydania świadectwa pracy jak również zaświadczeń związanych z niewypłaceniem osobie zatrudnionej ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu umowy o pracę, jeżeli strony zawarły taką umowę,
- orzeczenia z Medycyny Pracy otrzymane po poddaniu się okresowym i kontrolnym badaniom po rozwiązaniu umowy o pracę.
Wymagany sposób przechowywania akt Akta osobowe powinno się archiwizować w postaci orginałów w lokalu zarządu albo w placówce firmy. Należy je ułożyć chronologicznie i ponumerować tak, by bez problemu można było je odnaleźć. Oprócz tego musimy chronić je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r art. 125A par. 4 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych daje gwarancję na to, że akta pracownicze, w tym dotyczące okresów pracy i wynagrodzenia za wykonywaną pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. W oparciu o te dokumenty ZUS precyzuje podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Gdy przedsiębiorstwo uległo likwidacji, to obowiązki w archiwizowaniu może przejąć specjalnie powołane archiwum .