Plan trybu pracy musi określać czas pracy zatrudnionego. Kiedy plan trybu pracy ujęty był w statucie a pracownicy nie mają obiekcji do dnia oraz czasu świadczenia pracy, nie ma konieczności sporządzania harmonogramu. Zaś w sytuacji, kiedy zorganizowanie pracy nie ma postaci stałej jest on niezbędny. Błędne ustalenie planu trybu pracy jest naruszeniem przepisów dotyczących trybu pracy i jest przewinieniem podpadającym karze pieniężnej.
Typowe błędy robione w harmonogramie trybu pracy:
• niezamieszczenie konkretnej adnotacji o pracy w w dni ustawowo wolne od pracy,
• brak rozkładu trybu pracy
Rozkład trybu pracy pracownika, wykonującego pracę w dni ustawowo wolne od pracy, obowiązkowo zawierać musi informację, który wolnych dni jest dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w dzień ustawowo wolnym od pracy. Inaczej bowiem rekompensuje się pracę w niedziele, święta i dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• niepoprawne ustalenie liczby dni pracy w tygodniu
Podstawową zasadą trybu pracy zatrudnionego jest zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Oznacza to, że ilość dni w poszczególnych tygodniach może być różna. Trzeba pamiętać mimo wszystko, by w całkowitym rozliczeniu za okres rozliczeniowy średnia ilość dni pracy nie przekraczała pięć.
Uszczegóławiając rozkład czasu pracy pamiętać należy pozostawienie 35-godzinnego, niezakłóconego wypoczynku tygodniowego.
• niestworzenie harmonogramu na cały czas rozliczeniowy
Czas rozliczeniowy jest czasem, w trakcie którego zatrudniający rozlicza czas pracy zatrudnionych. Nie możliwe jest, szczególnie w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, zaplanowanie planu pracy na konkretne jego fragmenty. Umożliwiałoby to zatrudniającemu obejście zapisów o trybie pracy a w rezultacie na przykład uniknięcie przymusu wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny.
• mylne ustalenie ilości godzin pracy w poszczególnych miesiącach
Liczba godzin pracy w konkretnych miesiącach może się nieznacznie różnić. Ważne jest, aby całościowy wymiar trybu pracy w czasie rozliczeniowym był prawidłowy.
• brak zachowania przynajmniej 35-godzinnego niezakłóconego odpoczynku
Od niniejszej zasady obowiązuje mimo to wyjątek w przypadku, gdy czas rozliczeniowy zakończy się w trakcie tygodnia pracy. Wypoczynek, o jakim mowa, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, oznacza to siedem kolejnych dni, zaczynając od początku okresu rozliczeniowego. Jeżeli więc czas rozliczeniowy kończy się zanim minie 7 dni, to nie będziemy mieli w tym przypadku do czynienia z pełnym tygodniem pracy i odpoczynek pracownikowi nie przysługuje.
• nieprawidłowe modyfikacje rozkładu pracy
Zmiana rozkładu trybu pracy możliwa jest tylko w szczególnych przypadkach. Są nimi nieoczekiwane okoliczności, takie jak zapewnienie osoby zastępującej w sytuacji choroby albo urlopu na żądanie innego pracownika.
Zmiany nie są dopuszczalne, kiedy mają na celu ograniczenie pracy nadgodzinowej, w takiej sytuacji jest to próba pominięcia przepisów o trybie pracy.