Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie należności dla pracobiorców obejmujący wszystkie opłacone obowiązkowe składki finansowe zarówno przez pracobiorcę, jak i przez pracodawcę. Poprawna lista płac ułatwia poprawne sporządzenie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.
Listę płac sporządza się na podstawie innych dokumentów, m.in. umowy o pracę, rejestr czasu pracy czy wiadomości o przydzielonych składnikach dodatkowych. Właściwie sporządzona lista płac winna zawierać następuje elementy:
- nazwę firmy zatrudniającej pracownika,
- miesiąc i rok, którego dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę honorarium - ma on znaczący wpływ na określenie dokładnej daty rozliczenia składek ZUS a także podatku,
- datę przygotowania listy płac,
- oznaczenie listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób, które przygotowują listę płac, wszystkie elementy wchodzące w skład wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń - na liście płac winny być wymienione wszystkie części składowe honorarium (nie propaguje się, aby na liście płac umieszczać wyłącznie sumę honorarium w tzw. sumie brutto),
- data i podpis zatrudnionego gdy pobiera wynagrodzenie w gotówce. Zatrudniający może w ten sposób zabezpieczyć się przed potencjalnymi konfliktami, które związane są z przestrzeganiem terminu wypłat pensji.
Rozliczając umowy cywilnoprawne nie należy używać listy płac. Umowy takie należy rozliczać na odrębnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w chwili kontroli, PIP ma prawo zakwestionować rozliczanie umów cywilnoprawnych na jednej liście z honorariami ze stosunku pracy.