Delegacją są wszelakiego typu zobowiązania finansowe, które przysługują pracownikowi, który wysyłany jest w podróż służbową poza miejsce swojego zatrudnienia. Delegacje możemy podzielić na:
• Zagraniczne,
• Krajowe
Normy mówią także o tak zwanych jazdach lokalnych, które mogą być wyrobione w ramach miejscowości, w której stworzone jest świadczenie pracy albo na obszarze stałego miejsca pracy. Jednak taki rodzaj jazd nie umożliwia zatrudnionemu dostania delegacji.
W ramach świadczeń, które dostać może zatrudniony z racji delegacji, przyznawane są:
• Zwrot kosztów – wyżywienia, zamieszkania, przejazdu,
• Diety – świadczenia związane ze zwiększonym zapotrzebowaniem w czasie delegacji
W najkorzystniejszej pozycji jest zatrudniony na umowę o pracę. Wszelkie zagadnienia związane z delegacją, regulowane są w niniejszym przypadku przez kodeks pracy. Diety nie mogą być niższe, niż uwzględnione w ustawie. Mogą być za to wyższe.
Niestety nie jest tak w przypadku osób przyjętych do pracy na umowę o dzieło bądź zlecenie. Sprawy związane z wyjazdami służbowymi nie regulują normy prawa pracy, a jedynie umowa albo załącznik do umowy zawieranej z zatrudniającym. Dlatego też wysokość świadczeń pieniężnych może być niższa, niż przewidziana przez kodeks pracy. Tacy pracownicy, zwłaszcza - często jeżdżący swoimi pojazdami, mają możliwość także rozliczać się z zatrudniającym na zasadzie ryczałtu, w którym wysokość świadczeń pieniężnych za delegacje jest stała, niezależnie od przebytych kilometrów.
Podłożem do uznania wyjazdu jako delegacji, będzie w powyższych przypadkach sprecyzowanie miejsca pracy pracownika. Wszelkie wyjazdy za powyższe miejsce, uwzględnione winny zostać jako delegacje służbowe.
Od powyższej reguły, są 2 wyjątki. Pierwszy – kiedy osobą, udającą się w podróż służbową, jest właściciel firmy, który prowadzi działalność. W tym przypadku nie ma on nad sobą osoby, która mogłaby ustalać oraz nadzorować zagadnienia powiązane z wyjazdem. Dlatego też, wszelkie podróże służbowe naliczane są w koszt prowadzenia działalności.
Drugim wyjątkiem natomiast jest przypadek, w którym do czynienia mamy ze stanowiskiem kierowcy albo przedstawiciela handlowego, których praca z góry bazuje na częstych podróżach za siedzibę firmy. W takich przypadkach zatrudniający posiadają możliwość uwzględnienia w umowie miejsca pracy bardzo obszernie np. „cała Polska”, „Unia Europejska” albo nazwa województwa. Taki rodzaj zapisu uwalnia ich tym samym z obowiązku wypłacania na rzecz zatrudnionego dodatkowych korzyści materialnych powiązanych z wyjazdami.