Procedura przyjęcia magazynowego i wydania magazynowego wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak więc wyglądają poprawnie sporządzone dokumenty magazynowe?
Ruchy w magazynie potwierdzane są za pomocą dokumentów:
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Powinien on posiadać takie dane jak:
- skąd pochodzi towar
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- podpis osoby przyjmującej towar
- podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
- przeznaczenie towaru
- jaką miarą jest mierzony
- łączna wartość przyjętego towaru
- unikalny nr dokumentu
- podpis osoby , która dostarcza towar
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- co to za towar
- ile towaru dostarczono i ile towaru przyjęto
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być odpowiednio udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Musi on przedstawiać takie informacje jak:
- podpis osoby wydającej towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- łączną wartość towaru
- datę wystawienia dokumentu i datę wydania towaru
- ilość
- unikalny numer dokumentu
- podpis osoby odbierającej towar
- cenę jednostkową
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- jednostkę miary
Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Ewidencjonują zmiany lokalizacji towarów jak również zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.