Często spotykamy się z mianem „dokument”, mimo to nie do końca jesteśmy świadomi tego, co się czai za tym określeniem. „Dokumentem” jest dla nas istotna nasz dowód osobisty, umowa czy wydrukowany list elektroniczny, którego żąda przełożony. Znalezienie pojęcia niniejszego hasła też nie jest łatwe – w naszym prawodawstwie nie występuje jego uniwersalna terminologia. Prawodawstwo administracyjne pomaga nam nieco, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów urzędowych. Bardzo trudno w każdym razie stwierdzić w istocie, co kryje się za niniejszymi definicjami. Tu z poradą przychodzi nam domyślność, ponieważ to akurat intuicyjnie możemy rozróżnić typ i formę tego „dokumentu”. Stąd też dokumentami są dla nas: akty prawne, kluczowe e-maile, akty skończenia szkoły, paszporty, akty notarialne, wartościowe teksty, które mają formę biurową, umowy, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i inne.
Wiedząc w przybliżeniu czym jest wzór dokumentu, można zdobyć się na sformułowanie, iż większość z nich możemy stworzyć samodzielnie (dla przykładu umowy dzierżawy lub najmu lokalu, służbowe e-maile). Żeby papiery te nie odbiegały od odgórnie uznanego schematu, przeważnie stosuje się szablony dokumentów. Optymalizują one zwłaszcza tworzenie ogromnej ilości umów lub dokumentów cyklicznych. Szablonem jest typowy schemat, coś wcześniej ustalonego, co upraszcza w znacznym stopniu pracę ze znaczną liczbą identycznych papierów. Przypuśćmy, że księgowa, która ma do stworzenia 200 umów, jeśli by tworzyła je osobno, nie skończyłaby tego robić przez miesiąc. Ale może ona skorzystać z szablony i usprawnić swoja pracę. W tym wypadku wpisuje jedynie najistotniejsze informacje w pierwotnie przygotowane pola edycji. Ze skontrolowaniem praca zajmie jej trzy dni.
Dla ułatwienia należy równie dobrze wykorzystać wzory umów, które są przyporządkowane do specyficznego zdarzenia. Zwyczajnie należy opisać je jako szablony tematyczne, dotyczące faktycznego tematu. Dlatego na przykład gdy mamy ochotę stworzyć umowę najmu, mamy okazję skorzystać ze specjalnego szablonu – wzorca umowy najmu. Powyższe zachowanie zmniejsza okres pracy, który niezbędny byłby do stworzenia całej umowy od początku.
Morał jest prosty – w czasie ekonomizacji czasu pracy, trzeba upraszczać sobie życie, korzystając z wszelakiego rodzaju udogodnień, które oddaje nam innowacyjna technika.