Dokumentację firmową, w zależności od jej rodzaju, należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Nienależyte wywiązywanie się z tego obowiązku grozi poważnymi sankcjami karnymi. O czym powinien zatem pamiętać każdy przedsiębiorca?
W zależności od zawartych w niej danych, dokumentację firmową należy przechowywać od 5 do nawet 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na 3 grupy. Są to dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty kadrowe.
Dokumenty podatkowe
W myśl Ustawy o rachunkowości oraz w myśl art. 86 Ordynacji podatkowej, dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Do grona dokumentów podatkowych zalicza się dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty, wszystkie kopie i oryginały faktur VAT , a także wszystkie kopie wystawionych rachunków – tyczy się to podatników wystawiających rachunki oraz tych, którzy są zobowiązani do ich żądania.]
Dokumenty kadrowe
Dokumentację pracowniczą, w tym również dotyczącą wynagrodzenia za pracę, okresów zatrudnienia, danych osobowych, archiwizuje się przez pięćdziesiąt lat od zakończenia przez osobę pracy u danego płatnika.
Dokumenty ZUS
Ze względu na rodzaj dokumentów ZUS-owskich, dzieli się ją na 3 odrębne grupy o różnym obowiązku przechowywania i tak:
- Dokumenty rozliczeniowe – czyli wszystkie dokumenty uwierzytelniające kwotę należnych składek – należy je przechowywać przez okres 10 lat od daty przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (również te dostarczone drogą elektroniczną)
- Dokumenty płatnicze – czyli te, które uwierzytelniają wszystkie odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - muszą być archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych i/ lub do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
- Dokumenty zgłoszeniowe – czyli te związane z rejestracja płatnika składek w ZUS (ZUS ZFA, ZUS ZPA) - należy przechowywać przez cały okres funkcjonowania przedsiębiorstwa, bo Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo je skontrolować nawet po pięćdziesięciu latach od ich sporządzenia.