Dokumentacja firmowa jest najważniejszym elementem prowadzenia księgowości. Sporządzając ją kierować trzeba się nie tylko narzuconymi normami, ale również wytycznymi rozporządzeń i ustaw. W jaki sposób konstruować dokumenty sprzedażowe i pisma urzędowe?
Oficjalne pisma
Wszystkie pisma oficjalne, sporządzane przez przedsiębiorstwo, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać powinny też niezbędne informacje, które posłużą do identyfikacji danej firmy i osoby tworzącej pismo, tj.:
- telefon kontaktowy
- informację do kogo dane pismo jest kierowane
- nazwę oraz adres firmy
- opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
- podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
Faktury
Polskie prawo podatkowe dopuszcza możliwość sporządzania 6 rodzajów faktur:
- faktury VAT
- faktury końcowej (rozliczeniowej)
- faktury zaliczkowej
- faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
- faktury pro forma (przedwstępnej)
- faktury korygującej
- wartość towarów albo wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- imiona oraz nazwiska lub nazwy lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
- stawki podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów albo wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyfrowo i słownie
- Numer Identyfikacji Podatkowej nabywcy i sprzedawcy
- jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów albo rodzajów wykonanych usług
- wartość sprzedaży towarów albo wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku albo zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
- nazwę towaru albo usługi
- dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia oraz numer porządkowy faktury wraz z jej typem
- cenę jednostkową towaru albo usługi bez kwoty podatku