Według art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i stosownie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych. Składniki majątku lokuje się w w/w wymienionym rejestrze najpóźniej w miesiącu oddania ich do stosowania. Dalszy okres wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Prawodawca nie sprecyzował jedynego ważnego wzorca ewidencji środków trwałych. Jakkolwiek musi ona obejmować informacje wymagane do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych dla celów fiskalnych. Warto pamiętać, że w odniesieniu do środków trwałych o niskiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, podatnik może nie umieszczać ich w ewidencji środków trwałych, przy czym w tej sytuacji nakłady pieniężne poniesione na ich kupno stanowią wartość osiągnięcia dochodów w miesiącu przekazania ich do używania.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób wyznaczania wartości początkowej, według której środki trwałe wykazywane są w ewidencji, jest odrębny w zależności od tego, jaką metodąnastąpiło zakup (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- zakupu - koszt nabycia, a w razie częściowo odpłatnego uzyskania - cenę nabycia powiększoną o wartość dochodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną,
- otrzymania w związku z likwidacją osoby prawnej - ustaloną przez podatnika wartość każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- wytworzenia we własnym zakresie - kwota wytworzenia,
- uzyskania w drodze spadku, darowizny lub w inny bezpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- uzyskania w postaci aportu wprowadzonego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - ustaloną przez wspólników na dzień wniesienia wartość każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości na rynku z dnia wniesienia.
Jeżeli nie jest możliwe sprecyzowanie wartości sprzedaży, należy sprecyzować w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany element aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i doskonale poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – według art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy powiększoną o wydatki w związku z zakupem naliczone do dnia dostarczenia środka do stosowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, pomniejszoną o należny do odliczenia podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
W przypadku, gdy nie można uściślić ceny nabycia przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych z grudnia roku poprzedzającego rok stworzenia ewidencji.
Koszt wytworzenia
Tymczasem za koszt wyprodukowania (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wyprodukowania materialnych części składowych majątku, usług obcych, wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy płatnika, jego małżonka i niepełnoletnich dzieci, wydatków podstawowych zarządu, kosztów sprzedaży oraz innych kosztów operacyjnych i kosztów operacji pieniężnych, bez odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka do używania.
Jeżeli podatnik nie może wytyczyć ceny wyprodukowania. Wówczas, wartość początkową środków trwałych uściśla się w wysokości określonej z wzięciem pod uwagę cen rynkowych przez biegłego, powołanego przez płatnika.
Organ legislacyjny przewidział też pewne ułatwienie dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonej przez niego działalności. W takim wypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i kwoty 988zł. W takim przypadku budynku/lokalu nie ujmuje się w rejestrze środków trwałych. Pomimo tego, od tak ustalonej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych okresu amortyzacji!
Zmodernizowanie środka trwałego
Gdy dokonaliśmy ulepszenia środka trwałego, jego wartość początkową powiększa się o sumę kosztów na ich zmodernizowanie w tym także na kupno części składowych lub peryferyjnych, których pojedyncza kwota kupna przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za udoskonalone, gdy suma kosztów poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w określonym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i koszty te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, liczonej np. czasem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i ceną ich korzystania.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W sytuacji trwałego oddzielenia od określonego środka trwałego elementu składowego lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka pomniejsza się, od kolejnego miesiąca po oddzielenia, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) oddzielonego składnika a przypadającą na nią, w czasie złączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych obliczoną przy użyciu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej używanej przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli oddzielona część składowa zostanie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia zwiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe trzeba wystawiać w sytuacji gdy kontrahent spóźni się z płatnością za rachunek. Wtedy możemy naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.