Właściciele firm, zwani małymi podatnikami, mają sposobność dokonania wyboru metody kasowej rozliczeń. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Częściowe uregulowanie należności przez kontrahenta także spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, jednak tylko w odniesieniu do zapłaconej części należności.
Fakturę VAT-MP wystawia się nie później niż siódmego dnia od wydania produktu lub wykonania usługi. Z kolei w sytuacji, gdy MP zdobył zaliczkę na poczet tej faktury, nie później niż do tygodnia od otrzymania tej zaliczki.
Wielce ważne jest, by wszelkie rachunki małego podatnika opisywać, jako „MP”, a w sytuacji otrzymywania następnych części zapłat wystawić na nie kolejne faktury VAT-MP. Dokumenty muszą zawierać te same elementy co faktury zaliczkowe. Mały podatnik wystawiając fakturę, powinien opisać ją, jako 'Faktura VAT-MP' oraz zaznaczyć informację o okresie płatności. W przypadku, gdy faktura VAT nie będzie posiadała tego zapisu zostanie uznana jako niepoprawnie wystawiona.
Dla podatników korzystających z metody kasowej prawodawca przewidział dodatkowe części składowe, które powinna zawierać wystawiana przez nich faktura. Poza głównymi częściami składowymi dokumenty wystawiane przez małych podatników muszą zawierać:
- oznaczenie 'FAKTURA VAT - MP'
- okres płatności należności określonej w fakturze
W wypadku nabycia produktów i usług od małego podatnika, udokumentowanych fakturą oznaczoną zgodnie z przepisami 'FAKTURA VAT-MP', podatnik może obniżyć wartość podatku należnego o wartość podatku naliczonego określoną w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w jakim:
- uregulował całość należności na rzecz MP ,
- przypada 90 dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi,
- w sytuacjach innych niż zapisane powyżej,
- uregulował część należności na rzecz MP
Możliwość korzystania z metody kasowej wiąże się z koniecznością wcześniejszego, pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Zawiadomienie złożyć powinno się w okresie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za jaki płatnik będzie stosował metodę kasową. Konsekwencją wyboru tej metody rozliczeń podatku VAT jest także kasowy, zależny od zapłaty, sposób zmniejszania kwoty podatku należnego o VAT naliczony.
Zmniejszenia podatku należnego, mały podatnik może wykonać w rozliczeniu za trzy miesiące, w których:
- uregulował należność wynikła z otrzymanej od kontrahenta faktury
- zapłacili podatek wypływający z dokumentu celnego,wzięciem pod uwagę kwot wypływających z decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.