Faktura pro forma jest rodzajem przedwstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed zapłaceniem przez nabywcę. Przeważnie wypisywana jest tylko w jednym egzemplarzu i nie potrzebna jest kopia dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem rachunkowym i na jej podstawie nie prowadzi się ewidencji. To znaczy, że faktura pro forma jest fakturą nie nabywającą uprawnień do odliczenia zawartego w niej podatku od towarów i usług. Głównie jest ona wypisywana jeżeli sprzedawca zażąda wcześniej zapłaty, w związku z dostaniem kredytu bankowego lub po prostu dla udostępnienia informacji odbiorcy o kwocie brutto wykonanej sprzedaży, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, sumy naliczonego podatku od towarów i usług oraz terminu spłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma stanowi dokument określający ilość kosztów, które kredytobiorca chce skredytować. Informacje zawarte w fakturze pro forma są takie same jak w fakturze VAT. Jest ona też zabezpieczeniem dla dostawcy, z tego względu, że otrzymuje on należności finansowe przed wydaniem towarów. Bez względu na datę wystawiania faktury pro forma, trzeba pamiętać o właściwym terminie wystawienia faktury VAT. Fakturę VAT powinno się wystawić najpóźniej siódmego dnia od dnia wydania towarów lub wykonania usługi.