Fakturą zaliczkową jest szczególny rodzaj rachunku, który wystawia się w przypadku zrobienia zaliczki, przedpłaty, zadatku lub raty, po wpłaceniu należności za powyższe. Faktury takiej nie można wystawiać później jak do 7 dnia od zrobienia częściowej wpłaty. Za każdą kolejną częścią zapłaty, do siedmiu dni po, powinna pójść również faktura poświadczająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeżeli asortyment nie był oddany (lub usługa wyświadczona).
Niniejszy typ faktury winien składać się z:
• Wysokość kwoty części lub całej należności brutto,
• Dane odwołujące się do zakupionego asortymentu lub usługi (kwota, podatek, ilość, nazwa, wartość),,
• Oznaczenia typu rachunku (np. faktura VAT-MP),
• Danych o kupującym oraz zbywającym (nazwy firm, adresy siedziby firm, nazwiska, imiona),
• Wielkości należnego podatku oraz jej kwoty (wyrażonej w złotówkach),
• Numery NIP dwóch stron,
• Jeśli wystawione zostały poprzedzające faktury zaliczkowe, należy podać ich daty oraz numery oraz sumę wszystkich dotychczasowych zaliczek częściowych, wyrażonych kwotą brutto,
• Czas sporządzenia oraz numerację rachunku
• Dzień, miesiąc, rok odebrania części lub całości należności, jeżeli nie pokrywa się ona z czasem sporządzenia rachunku.
Jeśli zdarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całościowej kwoty brutto, wtem zbywający wystawia fakturę w oparciu o zasady ogólne, po wydaniu towaru lub wyświadczeniu usługi. Cenę towaru lub usługi zmniejsza się jednak o dotychczasowe wpłaty częściowych należności, tak jak i wielkość naliczonego podatku powinna być pomniejszona o wcześniej naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Rachunek taki powinien uwzględniać również numery poprzednich faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast wyniknie, że faktury zaliczkowe obejmowały całą kwotę brutto, sprzedawca nie sporządza faktury po oddaniu towaru albo wyświadczeniu usługi.