Każdy pracodawca ma obowiązek wypłacania wynagrodzenia, odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika oraz odprowadzania zaliczki na PIT od każdej wypłaty. W jaki sposób zatem dobrze prowadzić kadry przedsiębiorstwa?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości firm, zatrudniających dużą ilość pracowników. W nich ustalane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe , a także zaliczki na pit. Tworzone są z dokumentów zawierających wszystkie potrzebne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, składkowych i podatkowych, dane umożliwiające wyliczenia, które posłużą do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do najistotniejszych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń powinna składać się z takich informacji jak:
- dane o zatrudnieniu (rodzaj umowy, ewentualna data zakończenia umowy, data zawarcia)
- dane adresowe pracownika (kraj, powiat, ulica, województwo, gmina, kod pocztowy, miejscowość, numer domu, telefon, numer mieszkania, poczta)
- dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, drugie imię, imię ojca, nazwisko rodowe, PESEL, imię matki, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, miejsce urodzenia, NIP)
- dane o wynagrodzeniu ( dodatki, płaca zasadnicza, nagrody, premia i inne)
Lista płac
To dokument księgowy, używany w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami uiszczanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Powinna ona zawierać pewne stałe elementy, takie jak:
- datę wystawienia
- numery stron
- miesiąc, którego dotyczy
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- nazwę pracodawcy
- zapis o przyznanych nagrodach
- zapis o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych
- zapis o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit
- zapis o wysokości wymiaru podstawy
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- zapis o przyznanych premiach
- zapis o wynagrodzeniu netto i brutto
- zapis o przyznanych prowizjach
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- zapis o zwolnieniach L4 za dany miesiąc