Prawodawca szczegółowo wyznaczył sytuacje, kiedy to właściciele firm mogą sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie zawsze mają obowiązku mieć dowodu zakupu, otrzymanego od sprzedawcy. Nie wszystkie wydatki muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie faktury. [W takich przypadkach, sporządza się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Jednak w myśl §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników , a także wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko, stawkę i wartość przysługujących diet, nazwę miejscowości docelowej, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, cel podróży
- kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- kupna od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- wydatków mających związek z z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi danych, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, kupon, bilet z parkometru
- wydatków związanych z opłatami za wodę, czynsz, telefon, gaz, energię elektryczną i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- kupna, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów zwierzęcych i roślinnych, które nie są przetworzone sposobem przemysłowym lub przetworzonych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych oraz obróbce poubojowej tych zwierząt
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z prywatnej uprawy lub hodowli, posiadanej przez podatnika
- kupna od ludności, opisanej w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług , grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód
- opłat sądowych i notarialnych