W wielu przedsiębiorstwach używa się różnego rodzaju pojazdów, do celów związanych z działalnością firmy. Nie do każdego takiego auta prowadzi się ewidencję rozjazdów, czyli tzw. kilometrówkę.
Nakaz tworzenia wśród pracowników kilometrówki ma zatrudniający, który w swojej działalności korzysta z pojazdów wynajmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje osobiste samochody. Samochody, osobowe lub inne, wykorzystywane w wyżej wymieniony sposób, nie mogą przekraczać wagi 3,5 tony (z odstępstwami).
W powyższy sposób nie należy ewidencjonować aut, stanowiących własność firmy, które liczone są jako środki trwałe, ani też samochodów nabytych w drodze leasingu.
Na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., ustalone zostały stawki za kilometr przejechanej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Ustalone były również miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W przypadku firm, których siedziba znajduje się w gminach, liczących do 100 tysięcy mieszkańców, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Przedsiębiorstwa z obszaru gmin powyżej 100 tysięcy mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Zaś w najkorzystniejszej pozycji są przedsiębiorstwa, które położone są na obszarze gmin powyżej 500 tysięcy mieszkańców – mogą ich wyjeździć aż 700 kilometrów. Są to wielkości określone odgórnie przez prawodawstwo, stąd też zastosowanie mają przeważnie w sferze budżetowej, jednak pracodawcy prywatni, muszą także przestrzegać, aby nie przewyższyć powyższych limitów. Mają możliwość natomiast przyjąć zmniejszone ich wielkości.
Kilometrówki zwolnione są od składek na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wysokości powyższych zakresów. Jeżeli będą one przewyższone, od kwoty przewyższającej, naliczyć należy ww. ratę.
Na uwadze mieć trzeba również poprawność prowadzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się winny:
• Wielkość silnika,
• Następny numer wpisu,
• Charakterystykę trasy,
• Podpis pracodawcy oraz jego dane,
• Numer rejestracyjny pojazdu,
• Dzień oraz cel wyjazdu,
• Liczba rzeczywiście przebytych kilometrów,
• Stawka za kilometr trasy,
• Nazwisko oraz imię osoby korzystającej z pojazdu