Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym transakcję gospodarczą, między sprzedającym a kupującym. Powinność stosowania faktur VAT definiuje Ustawa z dn 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, określana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Pamiętać należy, iż faktury VAT należy wystawić najpóźniej z datą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Standardy te nie odnoszą się do wystawiania faktur VAT w ramach dostarczania energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, gdy faktura VAT zawiera informację, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najczęściej wystawianych faktur zaklasyfikować: Faktura VAT marża to dokument, jaki stosują ci, którzy uprawnieni są do uiszczania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę tę stosują np. podatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki jak również ci, którzy świadczą usługę dostawy towarów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż podstawowa faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku
Podatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują jedynie:
- adresy,
- nazwę towaru lub usługi,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- stawkę podatku,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- kwotę podatku, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy
W wypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym wypadku, zmniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, natomiast kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawionych przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie te same elementy, co faktura handlowa, wyróżnia ją jedynie wyróżnik 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z zobowiązania wystawienia faktury według reguł ogólnych, gdyż sama nie stanowi potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest wobec tego w świetle prawa dowodem księgowym, w związku z tym podatnik nie ma sposobności zamieszczenia jej w wykazie zakupów, rejestrze VAT oraz w następstwie w deklaracjach VAT.
W handlu faktura pro forma pełni funkcję swego rodzaju oferty zawarcia umowy sprzedaży (towarów i usług). Spełnia ona funkcję informacyjną, za sprawą tego, iż z jej pomocą sprzedający przedstawiają kontrahentom kryteria umowy sprzedaży. A zatem strony transakcji, przedmiot sprzedaży, opłatę za sprzedaż i termin płatności. Dodatkowo faktura pro forma może być uważana jako dowód przyjęcia zlecenia, natomiast dla strony nabywającej może być wezwaniem do wpłacenia zaliczki przed wydaniem produktu lub świadczeniem usług.