Szablon dokumentu to baza dla opracowywanych potem podobnych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i ewentualnie niektóre elementy dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z gotowego szablonu, nie musimy tworzyć dokumentu za każdym razem. Używamy jego bazowej wersji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W tej sytuacji przyspieszamy i znacznie ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem konkretnego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów , z których najczęściej korzystamy. Wśród nich m.in. :
- potwierdzenia zapłaty,
- rachunki,
- faktury ,
- umowy zlecenia,
- umowy o pracę,
- umowy o dzieło.,
- potwierdzenie odbioru,
- wezwania do zapłaty
Do takich należą również faktury abonamentowe w rachunkowości. W tym przypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie szablonu.
Wzorce można, a nawet powinno się edytować, by były zgodne z używaną kolorystyką własnego przedsiębiorstwa. Dlatego też kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i użycie danego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką danego dokumentu. Wzorce powinny być proste i czytelne.