Wzorem dokumentu możemy mianować każdy model, na zasadzie którego został stworzony inny dokument. Wykorzystanie takiego wzoru w znaczący sposób pozwala skrócić okres tworzenia dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość też zmniejszyć sytuacje pojawienia się przekłamań w dokumencie, który stworzyliśmy.
Szczególnym typem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, jaki tworzy się w sytuacji utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, jakie tworzą się między określonymi podmiotami bądź stronami. Niniejszy dokument często zwany jest dowodem, gdyż na jego zasadzie mamy możliwość dowodzić swoich roszczeń zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed specjalnie do tego celu wyznaczonym organem kontroli bądź organem wykonawczym.
I tak oto mamy możliwość podzielić je na:
• Zewnętrzne obce - stworzone przez zewnętrznych kontrahentów, np. rachunki i faktury,
• Zbiorcze – służą dokonaniu wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują wcześniej stworzone zapisy według nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Zastępcze – stworzone do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład obrotu magazynowego, dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych, ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi
• Korygujące.
Dowody księgowe odgrywają istotną funkcję również jako podstawa zeznania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Powinny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, dlatego nie mogą mieć w żadnym razie błędów, przeróbek lub prób wymazania danych. Dokument z takimi zmianami można bardzo łatwo zakwestionować.
Dowód rachunkowy musi posiadać m.in.:
• Sprecyzowany rodzaj dowodu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki,
• Podpisy osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Dzień, miesiąc, rok wydarzenia oraz datę wystawienia dowodu rachunkowego,
• Numer identyfikacyjny dokumentu
• Adnotację potwierdzającą weryfikację oraz zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien zostać sporządzony w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontroli, ale także musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim znajdą, muszą być zapisane w walucie polskiej (przeliczone po kursie z dnia utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie niniejszych aktów prawnych.