Osoba, która dostała fakturę zaliczkową ma możliwość odpisać podatek policzony z faktury zaliczka w naliczeniu za okres, w którym ją dostała. Faktura zaliczka jest specjalnym rodzajem faktury, która jest tworzona w sytuacji dostania przedpłaty za towar, ewentualnie usługę. Rachunek ten bezwzględnie musi posiadać standardowe fragmenty normalnej faktury oraz posiadać objaśnienie 'zaliczka'. Faktura tego typu nie jest przychodem przy obliczaniu podatku od dochodu, lecz należy ją wpisać do rejestru VAT.
Fakturę wystawia się także 7 dni od dnia, w którym wzięto przedpłatę. Do wypisywania faktur zaliczkowych najrozsądniejszym zdaje się program do faktur zbudowany przez mediait. Jest to rzeczywiście fajny program, który znaleźć można w internecie. Faktura końcowa VAT, to zakończająca faktura zaliczka VAT. Od typowej zaliczki wyszczególnia się tym, że trzeba ją wpisać do ewidencji przychodów. O ile zapotrzebowanie dotyczy usługi lub ładunku objętych różnorodnymi stawkami VAT, musimy adekwatnie do treści zamówienia podsumować podatek. O ile pobrane wpłaty są całym zamówieniem, winno się wystawić fakturę zaliczkową końcową, którą winno się zaksięgować do księgi przychodów i rozchodów. Jeśli przedpłaty będą większe od zamówienia, trzeba sporządzić korektę faktury zaliczkowej. Faktura zaliczka musi uwzględniać historię wszystkich wcześniej wpłaconych zaliczek,a także charakterystykę zamówienia.
Faktura VAT musi posiadać takie dane:
* Stawkę podatku,
* Opis towaru,
* Wartość brutto,
* Koszt netto,
* Koszt netto X ilości,,
* Ilość,
* Kwotę podatku
Faktura zaliczka winna uwzględniać dane takie jak:
* Wysokość podatku z wartościami,
* Dzień, miesiąc, rok wystawienia dokumentu sprzedaży,
* Nr rachunku np. FVS 6/4/2009,,
* Dane sprzedającego,
* Dane nabywcy,
* Kwotę brutto