Płatnik składek ma powinność obliczać, odliczać, rozliczać a także opłacać opłaty za każdy m-c kalendarzowy. Regulacje te robione są na aktach rozliczeniowych – zestawienie dokumentów tyczących się danego m-ca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA oraz załączonych do niego sprawozdań miesięcznych ( ZUS RSA, ZUS RZA, ZUS RCA ).
Oświadczenie ZUS DRA – dokument zbiorczy dotyczący wszystkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Obliczane są w niej opłaty na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP a także realizowane w tym samym m-cu zasiłki i zasiłki rodzinne oraz opiekuńcze.
Płatnik rozliczający opłaty tylko na własne ubezpieczenie, oddaje do ZUS tylko oświadczenie rozliczeniowe ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w niedawno złożonym oświadczeniu zadeklarował jako zasadę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego honorarium lub 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wysokości składek, jest zwolniony z powinności składania deklaracji rozliczeniowej za następny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za następny miesiąc również wówczas, gdy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego honorarium lub przeciętnego wynagrodzenia.
Czas składania:
płatnik składek zobowiązany jest wysłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne sprawozdania miesięczne i opłacić opłaty za dany miesiąc, nie później niż:
o do 5 dnia następnego m-ca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocowych,
o do 10 dnia następnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących składkę wyłącznie za siebie,
o do piętnastego dnia następnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
oświadczenie rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne płatnik składek oddaje bezpośrednio do oznaczonej przez ZUS jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka deklaracji ZUS DRA:
1. Dane organizacyjne
•cyfra w polu 01 oznacza termin składania deklaracji
•numer deklaracji jest niemal zawsze taki sam – 01 – zaś kolejne informacje charakteryzują m-c oraz rok, za który dana deklaracja została sporządzona
2. Dane identyfikacyjne płatnika składek
•informacje określające przedstawione w oświadczeniu muszą być identyczne z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe informacje
•w miejscu 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•miejsce 02 wskazuje czy płatnik ubiega się o dofinansowanie pracowników z PFRON lub budżetu państwa
•w miejscu 03 przedstawiona jest obowiązująca danego płatnika stawka ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających wliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• ostateczna suma rat na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wydanych świadczeń podchodzących pod rozliczenie w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie właściwych składek na ubezpieczenie zdrowotne
• składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym upustom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości rat ZUS
8. Zestawienie należnych składek na Fundusz Pracy oraz FGŚP
9. Zestawienie należnych składek na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (dotyczy osób, które opłacają składki jedynie za siebie)
11. Oświadczenie płatnika składek
• w polu 01 powinna znaleźć się data zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń rozliczeniowych i poprawy tych dokumentów płatnik ma przymus przechowywać przez okres dziesięciu lat od dnia ich oddania do Zakładu Usług Społecznych. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.